Zamanın Tuzakları: Parkinson Yasası ve Stressiz Üretkenlik Sanatı
Bir işe ne kadar zaman verirseniz, o iş genellikle tam da o süreyi doldurur. Bir rapora bir gün ayırırsanız bir günde biter, bir hafta ayırırsanız bir haftada. Aynı rapor, aynı içerik, aynı kişi… fakat sonuç farklıdır. Çünkü iş, kendisine ayrılan zamanı dolduracak şekilde genişler. İşte bu basit ama hayatın her alanında görülen gerçek, Parkinson Yasası olarak bilinir.
Parkinson Yasası’nın Kökeni
İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson, 1955’te yazdığı mizahi bir makaleyle bu yasayı ortaya koydu. Devlet memurluğu deneyimlerinden yola çıkarak şu cümleyi kurdu:
“Bir iş daima bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.”
Kısacası sorun, işin niteliğinde değil, bizim zamana yaklaşımımızda. Eğer bir işin bir yıl içinde tamamlanması gerekiyorsa o iş bir yıl sürer. Aynı iş için bir hafta verildiğinde bir haftada tamamlanır. Çünkü insan zihni, kendisine tanınan süreye uyum sağlar.
İş Dünyasından Örnekler
-
Rapor Hazırlama: Bir gün verilen rapor bir günde çıkar. Bir haftalık sürede ise defalarca revize edilir, ek tablolar eklenir, gereksiz detaylarla şişirilir.
-
Toplantılar: Gündem 20 dakikada bitecek olsa bile toplantıya bir saat ayrılmışsa, konuşmalar uzar, laf çevrilir ve bir saat dolar.
-
Proje Yönetimi: Bir projenin bitiş tarihi altı ay sonraysa, işler yavaşlar ve son iki haftada hızlanır. Eğer üç ay verilseydi, aynı proje yine yetişirdi.
-
E-posta ve İletişim: Bir mesaja hemen cevap verilmesi gerekirken, “akşama dönerim” diye ertelenir ve iş tüm güne yayılır.
Parkinson Yasası’nın etkisi her yerde karşımıza çıkar. İşin özü, zaman bolluğunun verimlilik kaybı yaratmasıdır.
Parkinson Yasası’nın Yıkıcı Etkileri
-
Verimlilik Kaybı: İşler uzadıkça enerji dağılır, odak kaybolur.
-
Maliyet Artışı: Uzayan projeler daha fazla iş gücü, para ve kaynak tüketir.
-
Motivasyon Düşüşü: İnsanlar işi uzadıkça sıkılır, enerjileri düşer.
-
Kalite Sorunları: Gereksiz detaylarla uğraşılırken ana hedef gözden kaçar.
Bu nedenle Parkinson Yasası, sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda bir organizasyonel maliyet kaynağıdır.
Karşıolgusal Simülasyon: “Daha Az Sürede Nasıl Yapardım?”
Parkinson Yasası’na karşı etkili yöntemlerden biri, “karşıolgusal simülasyon”dur. Yani kendinize şu soruyu sormaktır:
“Eğer bu işi yarı sürede yapmak zorunda olsaydım, nasıl yapardım?”
Bu soru, önceliklerinizi yeniden belirlemenizi, gereksiz detaylardan kurtulmanızı ve gerçekten önemli olana odaklanmanızı sağlar.
IKEA Örneği: Zamanı Bölmek
IKEA’nın kurucusu Ingvar Kamprad şöyle der:
“Gününüzü on dakikalık bölümlere ayırın ve bu on dakikalık bölümleri mümkün olduğunca boşa harcamamaya çalışırsanız, neler yapabileceğinize şaşırırsınız.”
Küçük işler için “Ingvar Yasası” şöyle işler: Bir işi tamamlamanın on dakikadan fazla sürmeyeceğini varsayın ve başlayın. Bu yaklaşım özellikle toplantı ve telefon görüşmeleri için geçerlidir.
Toplantıya bir saat ayırmak yerine, aynı konuyu 15 dakikada bitirmeyi deneyin. Çoğu zaman göreceksiniz ki işin özü zaten o 15 dakikanın içindedir.
David Allen ve Stressiz Üretkenlik
Parkinson Yasası zamanı nasıl boşa harcadığımızı gösterirken, David Allen’ın Getting Things Done (Stress-Free Productivity) modeli zihnimizi nasıl boşa harcadığımızı gösterir.
Allen’a göre, zihnimiz açık uçlu işlerle doluyken sürekli meşgul olur. “Şunu da yapmam lazım, bunu da unutma” düşünceleri zihinsel yük yaratır. Bu yük, üretkenliği düşürür.
GTD’nin 5 Adımı
-
Topla: Aklındaki tüm işleri dışarı çıkar, bir deftere ya da dijital sisteme yaz.
-
İşle: Her işin ne anlama geldiğini netleştir.
-
Düzenle: İşleri kategorilere ayır (bugün yapılacaklar, ileriye atılacaklar vb.).
-
Gözden Geçir: Listeleri düzenli olarak kontrol et.
-
Yap: Belirlediğin küçük, somut adımı uygula.
Örnek: “Proje raporunu hazırla” zihinde büyük ve yorucu görünür. Ama “rapor için üç ana başlık belirle” somut ve yapılabilir bir adımdır.
Parkinson Yasası ve GTD’nin Kesişimi
-
Parkinson Yasası bize, işlerin zaman yüzünden şiştiğini gösterir.
-
GTD modeli ise işlerin zihinsel yük yüzünden hantallaştığını.
Birlikte uygulandığında ortaya güçlü bir formül çıkar:
Zamanı daralt + Zihni boşalt = Gerçek üretkenlik.
Uygulama Alanları
Toplantılar
-
Toplantıları 15 dakikaya indirin.
-
Net gündemle başlayın, gündem dışına çıkmayın.
Raporlama
-
Teslim süresini kısaltın.
-
İlk taslağı hızlı çıkarın, sonra gerekiyorsa düzeltin.
E-posta
-
Günde belirli saatlerde toptan kontrol edin.
-
Her e-posta için “2 dakikada yapılabiliyorsa hemen yap” kuralını uygulayın.
Kişisel Hayat
-
Spor için 15 dakika ayırın, “bir saatim yok” bahanesi kalmasın.
-
Ev işleri için küçük zaman blokları kullanın.
Sonuç: Zamanı ve Zihni Yönetmek
Parkinson Yasası bize işlerin neden uzadığını gösterir. David Allen’ın GTD modeli ise zihinsel yükleri azaltarak üretkenliği artırmanın yolunu.
Gerçek verimlilik, daha çok çalışmak değil; daha odaklı, daha kısa sürede, daha az stresle çalışmaktır.
Üretkenliğinizi artırmak, kurum kültürünüzdeki görünmez engelleri görmek ve süreçlerinizi analiz etmek için TomorrowHR Check Up sayfamızı ziyaret edin.