Kişisel veriler, artık her işletmenin en kritik varlıklarından biri. Çalışan bilgileri, müşteri kayıtları, satış dataları, analiz raporları… Tüm bu bilgiler sadece operasyonel süreçlerin değil, aynı zamanda şirketin itibarı ve sürdürülebilirliğinin de temel taşını oluşturuyor. Ancak bu verilerle birlikte ciddi bir sorumluluk geliyor: kişisel verilerin korunması.

Türkiye’de bu sorumluluğu düzenleyen en önemli mekanizmalardan biri ise VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi).

Bu yazıda, VERBİS’in ne olduğunu, kimlerin kayıt yaptırmak zorunda olduğunu, yükümlülükleri, cezaları ve şirketler için stratejik önemini ele alacağım.

VERBİS Nedir?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’nın 16. maddesiyle hayatımıza giren VERBİS, kişisel veri işleyen tüm veri sorumlularının sisteme kayıt olarak, işledikleri verileri şeffaf bir şekilde beyan etmelerini sağlayan bir kayıt sistemidir.

Amaç yalnızca formalite değil; VERBİS, hem denetimlerde şeffaflığı artırıyor hem de şirketlerin “hangi veriyi, ne amaçla, ne kadar süreyle işlediğini” somutlaştırarak veri güvenliği kültürünün bir parçası hâline geliyor.

Basit bir ifadeyle: VERBİS, şirketin veri işleme faaliyetlerinin kaydını tutan resmî bir sicil defteri.

Kimler VERBİS’e Kayıt Olmak Zorunda?

KVKK’ya göre 2025 itibarıyla şu veri sorumluları VERBİS’e kayıt olmakla yükümlü:

• Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla olan şirketler,

• Yıllık mali bilançosu 100 milyon TL ve üzeri olan işletmeler,

• Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olan kurum/kuruluşlar,

• Kamu kurum ve kuruluşları,

• Türkiye’de yerleşik olmasa bile Türkiye’deki veri sahiplerinin verilerini işleyen yabancı işletmeler (temsilci atayarak).

Kimler Muaf?

Her işletme VERBİS yükümlüsü değil. Şu kriterleri taşıyanlar muaf sayılıyor:

• Çalışan sayısı 50’den az ve bilançosu 100 milyon TL’nin altında olan işletmeler,

• Ana faaliyetinde özel nitelikli veri işlemeyen küçük ölçekli şirketler,

• Sadece çalışan verilerini işleyen ve sınırlı kapsamda kalan işletmeler.

Ama dikkat: Muaf olduğunuzu düşünmek yeterli değil. Mutlaka KVKK’nın resmî duyurularından teyit alınmalı. Yanlış varsayımlar, denetimlerde ağır cezalara dönüşebilir.

VERBİS Yükümlülükleri Neler?

VERBİS kaydı yaptıracak veri sorumlularının yerine getirmesi gereken başlıca yükümlülükler:

1. Kişisel Veri Envanteri Hazırlamak

   • Hangi veriler toplanıyor?

   • Ne amaçla işleniyor?

   • Kimlerle paylaşılıyor?

   • Ne kadar süre saklanıyor?

2. VERBİS Kayıt Bildirimi Yapmak

   • Hazırlanan envantere göre VERBİS’e giriş yapılmalı.

   • Veri kategorileri, amaçlar, aktarım detayları, saklama süreleri eksiksiz girilmeli.

3. Bilgileri Güncel Tutmak

   • Veri işleme faaliyetinde değişiklik olursa VERBİS kaydı 7 gün içinde güncellenmeli.

4. Veri Güvenliği Önlemleri Almak

   • Teknik (şifreleme, erişim kısıtlaması vb.) ve idari tedbirler (politika, eğitim, denetim) alınmalı.

VERBİS Kayıt Süreci: Adım Adım

1. Yükümlülük Kontrolü → Çalışan sayısı, bilanço ve faaliyet alanı üzerinden kayıt zorunluluğu belirlenir.

2. İrtibat Kişisi Belirleme → Kurumla iletişim için bir yetkili atanır.

3. Kişisel Veri Envanteri Hazırlama → Veri türleri, amaçları, saklama süreleri netleştirilir.

4. VERBİS Portalına Giriş → verbis.kvkk.gov.tr üzerinden kayıt formu doldurulur.

5. Bildirimin Onaylanması → KVKK inceleme yapar, kayıt resmileşir.

6. Sürekli Güncelleme → Her değişiklik 7 gün içinde sisteme işlenir.

VERBİS Kayıt Olmamanın Cezaları

VERBİS kaydı sadece bir yükümlülük değil; yapılmadığında şirketi ağır bedeller bekliyor. 2025 yılı için güncellenmiş idari para cezaları şu şekilde:

• Aydınlatma yükümlülüğüne aykırılık: 68.083 TL – 1.362.021 TL

• Veri güvenliği tedbirlerine uymama: 204.285 TL – 13.620.402 TL

• Kurul kararlarına aykırılık: 340.476 TL – 13.620.402 TL

• VERBİS’e kayıt yaptırmama: 272.380 TL – 13.620.402 TL

(2025 yılı yeniden değerleme oranı %43,93 olarak dikkate alınmıştır.)

Bu rakamlar yalnızca mali boyut. Bir de işin itibar kaybı tarafı var: veri sorumlusu olarak uyumsuzluk, müşteriler ve iş ortakları nezdinde güveni sarsabilir.

Şirketler İçin Stratejik Önemi

VERBİS kaydı, sadece “cezadan kaçmak için” yapılacak bir işlem değil. Aynı zamanda:

• Şirketin şeffaflık kültürünü destekler,

• Müşterilere ve çalışanlara güven verir,

• Yatırımcılar ve iş ortakları için uyum göstergesi olur,

• Veri işleme süreçlerinde şirketin kendi farkındalığını artırır.

Sonuç

VERBİS kaydı, KVKK uyum sürecinin olmazsa olmaz adımlarından biri. Ama bu adım yalnızca bir form doldurmak değil; şirketin veriyle olan ilişkisini şeffaf, güvenli ve sürdürülebilir hâle getirmek demektir.

Unutmayın: veriyi korumak, itibarı korumaktır.

???? Şirketinizin VERBİS yükümlülüğünü netleştirmek ve kayıt sürecinde destek almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.

TomorrowHR İletişim